Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

К перечню обязательной для всех компаний и ИП документации относится приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Ее отсутствие, допущение неточностей влечет наказание по админкодексу и штрафование.

Согласно статье 5.27 Кодекса размер штрафа руководителя может достигать 5 тыс. рублей, а организации – 50 тыс. рублей.

К перечню обязательной для всех компаний и ИП документации относится приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

Учет трудовых книжек что важно знать бухгалтеру и кадровику.

Ответственное лицо

Ответственных должностных лиц за своевременность внесения данных в журнал и подготовку отчетов о движении документов, назначает руководство компании.

Наиболее часто им является бухгалтер предприятия.

Назначенный ответственный за учетную книгу должен:

  • ознакамиться с письменным вариантом возлагаемых на него обязательств;
  • расписаться в реестре ознакомления с должностными инструкциями.

Скачать для просмотра и печати.

Бухгалтерские проводки учёта трудовых книжек

Трудовые книжки приняты в качестве бланка строгой отчётности:

ДебетКредитПояснение
006Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности
9160Стоимость трудовых книжек принята в качестве расходов
1960Отражён НДС
006Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам
7391Возмещение стоимости трудовой книжки сотрудниками при увольнении и получении трудовой книжки на руки
9168Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек
5073Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек

Трудовые книжки приняты в качестве активов:

ДебетКредитПояснение
10(41)60Трудовые книжки приняты в качестве материально-производственных запасов
1960Отражён НДС
006Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности
91(90)10(41)Стоимость оформленных трудовых книжек принята в качестве расходов
91(90)68Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек
006Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам
7391(90)Возмещение стоимости трудовых книжек, выданных сотрудникам при увольнении, учтено в доходах
5073Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек

Ответственность за нарушение в учёте трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций ст.

Требования к ведению книги

Журнал учёта бланков ТК и соответствующих вкладышей к ним должен быть прошит, пронумерован, заверен руководством предприятия или частным предпринимателем, а также опломбирован.

Прошивку документа осуществляет должностное лицо, уполномоченное вести учётный журнал по распоряжению начальства. Скрепить листы книги может и специалист полиграфии, стоимость услуги зависит от расценок конкретного предприятия.

Предварительно журнал заключается в обложку из твёрдого материала, после чего прошивается жёсткими нитями с левой стороны. При этом важно сохранить удобство эксплуатации документа.

Выделяют и другие требования к книжке:

  • нумерация должна быть представлена и цифрами, и прописью;
  • перед началом использования первый лист журнала заполняется уполномоченным лицом;
  • шнуровка подлежит опечатыванию;
  • заменять или вырывать страницы из книги недопустимо;
  • сведения в документ вносятся исключительно лицом, назначенным руководителем;
  • ответственный за ведение книги сотрудник ежемесячно обязуется представлять отчёт начальству обо всех операциях, производимых с ТК и их вкладышами.

Приходно-расходная книга имеет 12 колонок, необходимых к заполнению.

Кто ответственный?

Ответственного за своевременное внесение сведений в журнал и подачу отчетности о движении документов, определяет руководитель организации. Чаще всего этой работой занимается бухгалтер организации.

Читайте также:  Меры административно-правового принуждения: принудительный привод, административный надзор, административное задержание

При назначении ответственного за книгу учета, этот сотрудник должен ознакомиться с письменным изложением возлагаемых обязательств, после чего оставить роспись в документе о прочтении должностной инструкции.

Средства за получение нового формуляра трудовой и вкладыша выплачивает гражданин, получающий документы взимание средств за выданный документ выполняют согласно п.

Учет трудовых книжек

Общая стоимость бланков – 2100 рублей в том числе НДС 320 рублей была оплачена в тот же месяц.

Где можно купить

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

Срок хранения и уничтожение.

Требования, предъявляемые к таким книгам

Что нужно сделатьПояснения
Нумеруем страницы или листыПеред тем, как начать заполнять книгу, нужно в обязательном порядке поставить порядковый номер на каждом листе или странице документа. Нумерация должна проходить насквозь через всю книгу
Прошивка книги, пломбаКнигу нужно прошить. Сделать это можно, например, суровой ниткой. После этого на обороте делается заверительная надпись
Заверительная надписьТакая надпись присутствует на многих документах, но для книги она немного отличается. Дело в том, что нельзя просто взять и приклеить на обороте книги бумажку с подписью и печатью. Должна быть пломба, исключающая возможность изменения документа

ВАЖНО! На оборотной стороне книги обязательно должна стоять подпись руководителя компании или индивидуального предпринимателя. Другие лица не имеют права подписывать книгу

При написании заверительной надписи нужно указать следующее:

  • Как называется документ
  • Цифрами и словами обозначить сколько листов или страниц присутствует в книге
  • Дата, когда начали вести такую книгу
  • Подпись лица, ответственного за книгу, а также дата, когда событие произошло

Это делается в соответствии с Приказом Минкультуры №558 от 25.08.2010 года.

Лучше всего заводить новую книгу ежегодно, чтобы можно было оперативно отслеживать истечение срока хранения и уничтожать устаревшие документы.

Должна быть пломба, исключающая возможность изменения документа.

ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА
ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

Договор-Юрист это юристы, кодексы и бланки.

Оформление приема на работу по трудовому договору. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Порядок ведения и хранения трудовых книжек организации установлен “Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей” утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (Далее – Правила). В соответствии с п. 45 Правил, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Работодатель приказом возлагает ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек на конкретного работника.

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.

2003 N 117н О трудовых книжках.

Оформление приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки

Во время работы предприятия накапливается масса официальных бумаг, которые используются в делопроизводстве предприятия. Законодательством установлена обязанность учета документации, содержащей в себе всю информацию о работниках. Такие документы называются подотчетными. В связи с этим процесс приобретения и использования чистых бланков должен быть отражен в отчетных документах. К перечню отчетных документов также относится учетная приходно-расходная книга.

Как показывает практика, большинство руководителей организаций не уделяют большое внимание приходно-расходной книге. Такое отношение может привести к массе негативных последствий. Если при проверке выяснится, что данный журнал неправильно ведется, или вовсе отсутствует, то эта ситуация повлечет за собой наказание по Административному Кодексу и штрафы.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Согласно законодательству, в таких случаях учредитель организации будет оштрафован на 5 тыс. рублей, а сама организация, как юридическое лицо, при отсутствии отчетной книги может быть оштрафована в размере до 50 тыс. рублей.

Форма и порядок ведения приходно-расходной книги устанавливается законодательством. Лучше воспользоваться образцом, для правильного заполнения учетных документов, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих служб.

Законодательством установлена обязанность учета документации, содержащей в себе всю информацию о работниках.

Приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладышей в нее

Обязательное ведение Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, предусмотрено п. 41 Правил ведения трудовых книжек. Согласно указанной норме, в Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, который ведется бухгалтерией организации. Также туда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В соответствии с п. 42 Правил, по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. При ведении указанной книги должна быть в наличии не только она сама, но также и отчеты об использовании ее бланков. Между тем, во многих организациях нет ни книги, ни отчетов.

Согласно указанной норме, в Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, который ведется бухгалтерией организации.

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.

Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

ВАЖНО! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX. То есть если, к примеру, книжка была оформлена 29.11.2019, то нужно указать 29.11.2019. Никакие «29 ноября» или «29.11.19» не допускаются (п. 1.1 инструкции № 69).

В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф. И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами.

Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).

Далее в графе 7 необходимо отразить сведения о должности лица, являющегося хозяином трудовой книжки. При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию.

Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый работник, вносится в графу 8.

Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).

В графе 10 ставит свою подпись сотрудник кадрового подразделения, который ведет учет движения книжек и получил книжку от конкретного физлица.

Если же работодатель оформил и выдал книжку работнику, не имеющему трудового стажа, то он должен заполнить графу 11, где прописать сумму, полученную от такого работника за оформление книжки. Аналогичная ситуация возникает при выдаче вкладышей к книжке.

Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу.

Если же работник решил уволиться, то заполняются графы 12 и 13 книги учета трудовых книжек. В графе 12 кадровая служба прописывает дату, когда книжка была возвращена уволившемуся, а в 13 при получении расписывается непосредственно сам этот работник.

О том, что при увольнении нужно писать в трудовой книжке, см. в статье «Заполнение трудовой книжки при увольнении – образец».

Как быть, если вы пришли в организацию, в которой не велась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Нужно ли ее заводить и восстанавливать все записи и как это сделать? Ответы на все эти вопросы есть в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и переходите к Путеводителю по трудовой книжке.

Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу.

Назначаем ответственное лицо

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

Приказ о назначении уполномоченного лица, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).

Фрагмент должностной инструкции и/или трудового договора

Пример 1 назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками п.

Ссылка на основную публикацию