Журнал учета проверок, проводимых органами государственного контроля: правильное заполнение

Как вести журнал

Для журнала существует утвержденная на законодательном уровне форма, рекомендованная к применению. Вносить в нее правки нельзя, кроме того, нежелательно допускать при заполнении какие-либо ошибки и неточности, вся информация должна быть точна и достоверна.

Журнал составляется в единственном оригинальном экземпляре, причем вести его можно как в живом, так и в электронном виде. Правда электронный бланк после окончательного формирования нужно распечатать для того, чтобы ответственный работник организации и представитель контролирующей структуры могли поставить свои подписи.

Все листы журнала должны быть пронумерованы по порядку и прошиты.

На последней странице ставится печать предприятия (если таковая имеется) и подпись ответственного сотрудника с указанием количества страниц в документе.

Сведения о журнале нужно внести в номенклатуру дел, а затем передать в отдел канцелярии (или другой, занимающийся аналогичными функциями) на ответственное хранение.

После этого обязательно отметьте сотрудника, на которого возложена ответственность за ведение журнала, а также данные о руководителе фирмы его должность, ФИО, потом он же в этой части документа должен поставить свою подпись.

Основные разделы журнала учета

Наличие следующих разделов стало обязательным требованием для журнала учета проверок, проводимых органами государственного контроля:

  1. Номерное обозначение для записей.
  2. День, когда процедура началась и завершилась.
  3. Если компания представляет малый или средний бизнес – пишут, сколько часов ушло на такую проверку.
  4. Обязательно обозначение органа, давшего приказ на проведение мероприятий.
  5. Каков предмет контроля? С какими целями и задачами он проводится?
  6. Указывают, проведена вне- или плановая проверка.
  7. Не забывают о дате, когда бумаги были оформлены и переданы адресату.
  8. Какие нарушения присутствуют на объекте?
  9. Ставят дату, излагают предписания, указания по проверке.
  10. Привлечённые эксперты ставят свои ФИО, это касается и сторонних экспертов.
  11. Каждая сторона должна подписать документ.

Основные разделы журнала учета проверок юридического лица.

Как правильно заполнить журнал регистрации исходящих документов и какие сведения должны быть обязательно отражены в этом акте, вы можете узнать здесь.

Как надо вести журнал учёта проверок контролирующими органами.

Как вести журнал учета проверок, проводимых органами государственного контроля?

Журнал для учета проверок ИП, которые проводят органы госнадзора, в стандартной форме появился сравнительно недавно.

До этого подобные журналы проверок предприниматели и юридические лица вели в свободной форме.

Используется этот документ для контроля и хранения сведений, проводимых органами госконтроля, выявленных нарушений и составленных по этому поводу указаний.

Отметка в журнале должностного лица из органов надзора, проводившего проверку, является обязательной. Министерство экономики и развития утвердило своим приказом общую для всех форму, журнал для ИП отличается от такого же документа для юридического лица только некоторыми записями.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-45 . Это быстро и бесплатно !

Цель ведения учета контролирующих мероприятий заключается в защите в процессе проверки прав предпринимателей и предприятий, так как журнал позволяет объективно зафиксировать сам факт контроля.

Отношения между контролирующими органами и представителями бизнеса регулирует Закон №294-ФЗ, в котором подробно описывается процедура проверки, сроки ее проведения и правила подведения итогов, список лиц, наделенных полномочиями для таких действий, особенности взаимодействия проверяемого и представителей контролирующих органов, права всех участников процесса.

Министерство экономики и развития утвердило своим приказом общую для всех форму , журнал для ИП отличается от такого же документа для юридического лица только некоторыми записями.

Как выглядит

Указания по форме журнала утверждены приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141 (ред. от 30.09.2016) О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (зарегистрирован в Минюсте России 13.05.2009 № 13915).

Например, время, отведенное на плановую или внеплановую инспекцию, не должно превышать двадцать рабочих дней.

Журнал регистрации проверок. Проверочные листы

Субъекты предпринимательства периодически подвергаются всевозможным проверкам со стороны государственных органов.

Взаимоотношения между проверяемым и проверяющим, права и обязанности сторон, а также порядок, сроки и правила проведения указанных мероприятий урегулированы законом «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ.

Читайте также:  ВНЖ в Тайланде (ВНЖ) в 2020 году - для русских, пенсионеров, как получить

Ст. 13 указанного закона регламентирован максимальный срок, в течение которого организация может быть подвергнута проверке. Он составляет от 20 дней.

Ч. 11 ст. 9 названного закона указывает на то, что при проведении плановой проверки работниками контролирующего органа могут быть использованы проверочные листы. Обычно их применение регламентируется отраслевым правительственным или ведомственным нормативным актом (например, редакция положения о государственном надзоре в области гражданской обороны, утв. постановлением Правительства РФ от 21.05.2007 № 305, вступившая в силу с 01.01.2018).

Проверочные листы одновременно помогают проверяющим ничего не упустить и ограничивают сферу проверки (в упомянутом выше положении, например в п. 4(1), оговаривается, что в ходе проверки нельзя выходить за пределы контрольных вопросов в проверочных листах).

Важно! Необходимость оформления журнала учета проведения проверок на предприятии регламентирована п. 8 ст. 16 закона № 294-ФЗ, согласно которому предприниматели, а также предприятия любой формы собственности вправе вести журнал учета.

Данный документ составляется по унифицированной форме (образец журнала проверок контролирующими органами утвержден приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 14).

Об особеннотсях проверок в 2020 году в связи с эпидемией коронавируса читайте обзор КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

16 закона 294-ФЗ.

Кто ответственный за журнал

Журнал учета проверок юридического лица является официальным документом, поэтому вся ответственность за организацию ведения такого учета возлагается на руководителя учреждения, а также на представителей контролирующих органов, которые участвуют в проведении проверок.

Кроме этого руководитель может назначить ответственное должностное лицо, которое непосредственно будет заниматься ведением журнала. Это может быть секретарь-делопроизводитель, сотрудник кадрового отдела или бухгалтер. В этот документ не вносится никакая информация, помимо той, что имеет отношение к проверкам организации надзорными органами, поэтому все остальное время журнал находится в канцелярии организации на ответственном хранении. Графы документа заполняются инспектором, осуществляющим проверку, в ходе ее проведения.

Раздел, предназначенный для внесения замечаний инспектором, выявленных в ходе самой проверки;.

Правила заполнения

Скачать пустой образец журнала проверок контролирующих органов 2020 года можно по ссылке.

Ведение журнала учета проверок подразумевает соблюдение некоторых правил и нюансов:

  • правки в документе не допустимы;
  • ошибки и неточности также не желательны;
  • информация, вносимая в журнал должна быть корректной и достоверной;
  • журнал ведется в единственном экземпляре;
  • форма ведения журнала может быть как электронной, так и письменной. Однако при ведении документа в электронном формате форму нужно будет распечатать для проставления подписей проверяющего;
  • листы нумеруются и прошиваются;
  • на последнем листе журнала указывается общее количество страниц печать организации и подпись руководителя;
  • документ храниться в канцелярском или другом отделе организации и предъявляется по первому требованию.

Алгоритм заполнения журнала учета:

  1. Заполнить титульный лист с указанием:
    • даты начала ведения;
    • наименования организации или ИП;
    • юридический адрес;
    • номер свидетельства о регистрации.
  2. Указать должностные лица:
    • ФИО и должность сотрудника, ответственного за ведение документа;
    • ФИО и должность руководителя компании с подписью.

Несмотря на то, что ведение журнала учета – не обязательная процедура, многие организации вводят такой документ в работу для обеспечения безопасности и контроля проводимых проверок.

Журнал имеет унифицированную форму и определенный порядок заполнения. Только при соблюдении этих условий документ будет иметь юридическую силу.

даты начала ведения;.

Образец журнала учета проверок юридического лица

Если вам нужно внести данные в журнал учета проверок юридического лица, а вы никогда раньше этого не делали, посмотрите образец заполнения документа и прочитайте разъяснений к нему – с их помощью вы наверняка без труда сделаете то, что от вас требуется.

  1. Первым делом заполните титульный лист: впишите сюда дату начала ведения журнала (она может совпадать с датой первой проверки, которая будет отражена в бланке), затем укажите наименование организации – с расшифровкой организационно-правового статуса, ее адрес, номер свидетельства о государственной регистрации.
  2. После этого обязательно отметьте сотрудника, на которого возложена ответственность за ведение журнала, а также данные о руководителе фирмы: его должность, ФИО, потом он же в этой части документа должен поставить свою подпись.

  • Далее переходите к основному разделу (на каждую проверку отводится одна страница). Внесите сюда даты начала и окончания проверочных действий, количество часов или дней, затраченных на проверку.
  • Обозначьте название и номер проверяющей инстанции, а также укажите документ, на основании которого действуют ее представители (обычно это какой-то приказ или распоряжение).
  • Отметьте цель и задачи проверки, информацию о том, какой характер она носит: плановый или внеплановый.
  • Обязательно включите в журнал сведения об акте, который пишется по результатам каждого подобного мероприятия.
  • Если были выявлены какие-то нарушения, обозначьте их коротко (подробности обычно фиксируются непосредственно в акте), также укажите данные о предписании об устранении нарушений, если оно было выдано.
  • В заключение в бланк надо включить информацию о работнике надзорного ведомства, приводившего проверку, а также экспертах, если таковые были к ней привлечены, они же должны поставить в документе свои подписи.

    Таким образом объясняется отсутствие данных о составленном по результатам проверочного мероприятия акте в журнале проверок.

    Требования к Журналу проверок

    Основное требования ФЗ РФ №294 к этому документу это его:

    • нумерация;
    • прошивка;
    • удостоверение подписью первого руководителя и печатью организации.

    Все страницы нумеруются, прошивают так, чтобы вырвать или заменить ее было невозможно. На последнем листе нити прошивки связываются, закрепляются мастичной печатью и заверяются подписью владельца ИП или директора ООО. Требований о его регистрации в каких-либо органах закон не выдвигает.

    Ответственность за отсутствие Журнала проверок.

    Зачем нужен журнал учёта проверок?

    Многие, прежде чем купить этот документ, задаются вопросом – зачем вообще нужен такой журнал и для чего его придумал законодатель?

    Прежде всего этот документ призван помочь самому предпринимателю для контроля количества проверок, конкретизации и идентификации проверяющих органов и своевременного выявления незаконных проверок, в целях исключения давления на бизнес, коррупции, недобросовестной конкуренции.

    Давайте с Вами вспомним 90-е годы. С проверками к бизнесменам в России в то время могли прийти все, кто угодно: сотрудники администрации города и района; полицейские, и сотрудники ФСБ; представители СЭС и пожарники и многие-многие другие «наделенные важными полномочиями господа». Проверяли как по делу, так и по просьбе конкурента или и вовсе, с целью личной наживы на представителе молодого российского бизнеса.

    Теперь с проверками стало строже, и кто попало без учёта посетить Ваш бизнес безнаказанно уже не сможет. То есть, посетить-то незаконный проверяющий Вас может, но вот если сможете зафиксировать факт такого визита – такая проверка будет считаться незаконной, а залетный проверяющий будет привлечен к ответственности, вплоть до уголовной, за такую инициативу и самодеятельность.

    А как зафиксировать факт проведения необоснованной проверки или отпугнуть визитёра и пресечь тем самым беззаконие? Для этого достаточно предложить проверяющему внести сведения о себе и обоснование проводимого им мероприятия в Ваш журнал учёта проверок. Если проверка незаконная и проводится по надуманным основаниям – после Вашего предложения заполнить журнал – проверяющие, скорее всего, распрощаются с Вами. Кому нужны проблемы от грамотного предпринимателя?

    Но Вы можете возразить: ну предложу я чиновникам заполнить сведения о проверке в журнале – а они пошлют меня и откажутся»! Ну уж нет. Если Вы ведете журнал проверок, то по требованию предпринимателя проверяющий обязан заполнить документы и изложить как сведения о себе, так и обосновать свой визит!

    А что делать, если у Вы купили журнал учёта проверок, храните его в организации, и в ходе рейда предлагаете чиновнику внести в него необходимые сведения, а он отказывается и намеревается проверять Ваше предприятие дальше? Зафиксируйте такое нарушение фото, видео доказательствами, пригласите свидетелей из числа ваших работников, составьте акт в произвольной форме с подписью этих свидетелей.

    После совершение таких действий Вы имеете законное право не контактировать с неопознанными проверяющими, не оказывать им никакого содействия в проводимом ими незаконном мероприятии, в том числе не предоставлять требуемые горе-проверяющими документы. Да и вообще – зачем общаться с такими гражданами, имитирующими проверочное мероприятие? Может это к Вам пришли бандиты или засланные казачки из контролирующей фирмы!

    Послушайте автора этого сайта – адвоката Ефремова – он рассказывает о том, как можно пострадать, если в Вашем бизнесе отсутствует стен уголка потребителя и пришла проверка:

    В комментариях к видео можно отставить свой вопрос, и адвокат быстро ответит на него!

    То есть, посетить-то незаконный проверяющий Вас может, но вот если сможете зафиксировать факт такого визита такая проверка будет считаться незаконной, а залетный проверяющий будет привлечен к ответственности, вплоть до уголовной, за такую инициативу и самодеятельность.

    Журнал учета проверок юридического лица и индивидуального предпринимателя

    Каждая организация подвергается обязательным проверкам со стороны различных органов, контролирующих выполнение законодательства, будь оно юридическим или финансовым.

    Кроме того, требование ведения подобного учета обязательно для всех юрлиц и закреплено за руководителями учреждений в федеральном законе РФ N 294-ФЗ от 26.12.2008 г. «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

    Иными словами, при приходе на проверку инспектор обязан попросить документ, а руководитель инспектируемого учреждения обязан его дать для заполнения.

    Инструкция: заполняем журнал учета проверок юридического лица

    страниц, предназначенных для сведений о контрольных мероприятиях.

    О ведении журнала учета проверок

    “Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений”, 2015, N 2

    Отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля и защиты прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля урегулированы Законом о защите прав юридических лиц . Данным Федеральным законом, в частности, установлены права и обязанности государственных (муниципальных) учреждений при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля. Одной из таких обязанностей до 15.11.2014 было ведение учреждениями журнала учета проверок. Начиная с указанной даты ведение журнала учета проверок является правом, а не обязанностью учреждения .

    Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля”.
    Пункт 13 ст. 26 Федерального закона от 14.10.2014 N 307-ФЗ “О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях и отдельные законодательные акты Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации в связи с уточнением полномочий государственных органов и муниципальных органов в части осуществления государственного контроля (надзора) и муниципального контроля”.

    Как уже было отмечено, в настоящее время ведение журнала учета проверок является правом, а не обязанностью государственного муниципального учреждения.

    Правила заполнения

    Руководитель организации издает приказ, в котором назначается ответственный за ведение журнала. На титульном листе делается запись:

    • Ф.И.О. руководителя компании;
    • юридический адрес;
    • номер ОГРН и др.

    Ответственный документ прошивает, а страницы пронумеровывает. Книга должна иметь подпись первого лица компании, оттиск печати организации, дату начала заполнения. Законодательство обязывает заверять документ печатью, как указано в статье 16 «Порядок оформления результатов проверки» ФЗ «О защите прав юрлиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294.

    Отвечая на вопрос, как правильно оформить журнал учета проверок индивидуального предпринимателя, отметим, что по форме он ничем не отличается от такой же книги публичного акционерного общества. Сам вид журнала представляет собой 12 граф, шесть из которых заполняются должностным лицом в начале надзора, а оставшиеся 6 — в конце.

    Последующие листы журнала должны вести проверяющие, которые вносят сведения:

    • о времени проведения инспекции;
    • установленных нарушениях при их наличии;
    • персональных данных проверяющих и др.

    В дальнейшем эта информация используется проверяющими органами для фактического контроля устранения нарушений.

    Обязательно включите в журнал сведения об акте, который пишется по результатам каждого подобного мероприятия.

    Кто его ведет

    За организацию ведения такого журнала ответственен сам руководитель компании совместно с представителем контролирующей организации. Иными словами, при приходе на проверку инспектор обязан попросить документ, а руководитель инспектируемого учреждения обязан его дать для заполнения. Как правило, сведения вносятся от руки инспектором.

    Ответственность за непосредственное ведение можно возложить на секретаря руководителя.

    Он используется только во время проверки, поэтому другая информация, не относящаяся к данному предмету, в него не вносится.

    Как заполнить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — смотрите здесь.

    Данный журнал также помогает руководителю вести учет проверяющих органов и своевременно отчитываться в вышестоящие инстанции о проведенных проверках и их результатах.

  • Ссылка на основную публикацию